Asystent Biura Zgromadzenia Ogólnego ŚFL
Podstawowy cel:
Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla Biura Zgromadzenia Ogólnego ŚFL w Krakowie w Polsce oraz pomoc w działaniach logistycznych związanych z Trzynastym Zgromadzeniem.
Praca na pełny etat od 1 sierpnia 2022 r. do 30 października 2023 r.
Zgłoszenia do: 31 maja 2022 r. na adres: lp.ei1656840981naret1656840981ul@ak1656840981snise1656840981zrw.a1656840981nna1656840981
Kwalifikacje:
– wykształcenie wyższe
– dobra znajomość języka angielskiego i polskiego w mowie i piśmie.
– dobra znajomość obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint); zarządzanie bazami danych
– udokumentowane doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia administracyjnego i organizacji spotkań międzynarodowych
– doskonałe umiejętności komunikacyjne i pisania raportów
– umiejętności interpersonalne i dyplomatyczne
– umiejętność pracy pod presją czasu
– duże zdolności adaptacyjne i elastyczność
– duże umiejętności organizacyjne, administracyjne i kancelaryjne
– umiejętność pracy samodzielnej i w grupie
Obowiązki:
– pomoc w działaniach logistycznych związanych z Trzynastym Zgromadzeniem, w tym pomoc w ubieganiu się o wizy dla uczestników międzynarodowych oraz w przygotowaniu list zakwaterowania
– pomoc w umawianiu spotkań z potencjalnymi dostawcami i podwykonawcami na potrzeby Zgromadzenia
– dokonywanie rezerwacji i organizacji podróży lokalnych związanych ze Zgromadzeniem
– pomoc w organizacji różnych spotkań – porządek obrad, wyjazdy i inne działania logistyczne
– zapewnienie obsługi księgowości Biura Zgromadzenia Lokalnego i Krajowego Komitetu Organizacyjnego; odpowiedzialność za prowadzenie księgowości i pomoc Krajowemu Koordynatorowi w przygotowywaniu raportów finansowych dla Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w RP i Biura Finansów ŚFL.
– wspieranie Koordynatora Krajowego Zgromadzenia w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
– sporządzanie protokołów z zebrań zgodnie z wymaganiami
– utrzymanie porządku w biurze Zgromadzenia Ogólnego i przyjmowanie gości
– prowadzenie spisu wyposażenia
– zarządzanie korespondencją i rozmowami telefonicznymi
– pomoc w wykonywaniu innych zadań administracyjnych, zgodnie z potrzebami
– archiwizowanie i przechowywanie dokumentów i korespondencji
– wykonywanie różnych zadań zleconych przez Koordynatora Krajowego Zgromadzenia
Do dokumentacji rekrutacyjnej prosimy dołączyć klauzulę „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”
_______________________________________
Position Title: Local Assembly Administrative Assistant Based in Krakow, Poland
Reports to: Local Assembly Coordinator
Basic Purpose:
To provide administrative support to the Local Assembly Office in Krakow, Poland and assist in undertaking logistical work for the Thirteenth Assembly.
This position is a full-time position.
This contract will start from August 1, 2022 to October 30, 2023.
Position Qualifications:
- An appropriate National Diploma in Secretarial/Office Administration or Business Management/wykształcenie wyższe
- Good command of English and Polish, spoken and written
- Good computer literacy, especially with MS Office (Word, Excel, PowerPoint); database management
- Proven working experience in administrative support and organizing of international meetings
- Excellent communication and report writing skills
- Interpersonal and diplomatic skills.
- Proven ability to work under pressure
- Good adaptability and flexibility
- Strong organisational, administrative and clerical skills
- Ability to work alone and in the group
Duties
- Assist in the logistical work of the Thirteenth Assembly including support for visa applications for international participants and accommodation – rooming lists;
- Assist in making appointments with potential providers and subcontractors for the Assembly
- Making reservations and local travel arrangements related to the Assembly
- Assist in the organization of various meetings – agenda, trips and other logistical activities
- Ensure that Local Assembly Office and LAPC financial accounts are in order; responsible for bookkeeping and assisting the LAC in the preparation of financial reports for the ECACP and LWF Office of Finance
- Support the Local Assembly Coordinator with internal and external communications
- Taking of minutes at meetings as requested
- Keeping the local assembly office in order and welcoming visitors
- Maintaining equipment inventories
- Managing correspondence and phone calls
- Assisting with other administrative tasks as required
- Filing and safe-keeping of documents and correspondences
- Performing various tasks assigned by the Local Assembly Coordinator
