Biuro Zgromadzenia Ogólnego ŚFL w Krakowie poszukuje pracownika

Asystent Biura Zgromadzenia Ogólnego ŚFL

Podstawowy cel:

Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla Biura Zgromadzenia Ogólnego ŚFL w Krakowie w Polsce oraz pomoc w działaniach logistycznych związanych z Trzynastym Zgromadzeniem.

Praca na pełny etat od 1 sierpnia 2022 r. do 30 października 2023 r.

Zgłoszenia do: 31 maja 2022 r. na adres: lp.ei1656840981naret1656840981ul@ak1656840981snise1656840981zrw.a1656840981nna1656840981

Kwalifikacje:

– wykształcenie wyższe

– dobra znajomość języka angielskiego i polskiego w mowie i piśmie.

– dobra znajomość obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint); zarządzanie bazami danych

– udokumentowane doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia administracyjnego i organizacji spotkań międzynarodowych

– doskonałe umiejętności komunikacyjne i pisania raportów

– umiejętności interpersonalne i dyplomatyczne

– umiejętność pracy pod presją czasu

– duże zdolności adaptacyjne i elastyczność

– duże umiejętności organizacyjne, administracyjne i kancelaryjne

– umiejętność pracy samodzielnej i w grupie

Obowiązki:

– pomoc w działaniach logistycznych związanych z Trzynastym Zgromadzeniem, w tym pomoc w ubieganiu się o wizy dla uczestników międzynarodowych oraz w przygotowaniu list zakwaterowania

– pomoc w umawianiu spotkań z potencjalnymi dostawcami i podwykonawcami na potrzeby Zgromadzenia

– dokonywanie rezerwacji i organizacji podróży lokalnych związanych ze Zgromadzeniem

– pomoc w organizacji różnych spotkań – porządek obrad, wyjazdy i inne działania logistyczne

– zapewnienie obsługi księgowości Biura Zgromadzenia Lokalnego i Krajowego Komitetu Organizacyjnego; odpowiedzialność za prowadzenie księgowości i pomoc Krajowemu Koordynatorowi w przygotowywaniu raportów finansowych dla Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w RP i Biura Finansów ŚFL.

– wspieranie Koordynatora Krajowego Zgromadzenia w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

– sporządzanie protokołów z zebrań zgodnie z wymaganiami

– utrzymanie porządku w biurze Zgromadzenia Ogólnego i przyjmowanie gości

– prowadzenie spisu wyposażenia

– zarządzanie korespondencją i rozmowami telefonicznymi

– pomoc w wykonywaniu innych zadań administracyjnych, zgodnie z potrzebami

– archiwizowanie i przechowywanie dokumentów i korespondencji

– wykonywanie różnych zadań zleconych przez Koordynatora Krajowego Zgromadzenia

Do dokumentacji rekrutacyjnej prosimy dołączyć klauzulę „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”

lwf_13thassemblylogocmyk_pol

 

_______________________________________

Position Title:       Local Assembly Administrative Assistant            Based in Krakow, Poland

Reports to:              Local Assembly Coordinator

Basic Purpose:

To provide administrative support to the Local Assembly Office in Krakow, Poland and assist in undertaking logistical work for the Thirteenth Assembly.

This position is a full-time position.

This contract will start from August 1, 2022 to October 30, 2023.

Position Qualifications:

  • An appropriate National Diploma in Secretarial/Office Administration or Business Management/wykształcenie wyższe
  • Good command of English and Polish, spoken and written
  • Good computer literacy, especially with MS Office (Word, Excel, PowerPoint); database management
  • Proven working experience in administrative support and organizing of international meetings
  • Excellent communication and report writing skills
  • Interpersonal and diplomatic skills.
  • Proven ability to work under pressure
  • Good adaptability and flexibility
  • Strong organisational, administrative and clerical skills
  • Ability to work alone and in the group

Duties

  • Assist in the logistical work of the Thirteenth Assembly including support for visa applications for international participants and accommodation – rooming lists;
  • Assist in making appointments with potential providers and subcontractors for the Assembly
  • Making reservations and local travel arrangements related to the Assembly
  • Assist in the organization of various meetings – agenda, trips and other logistical activities
  • Ensure that Local Assembly Office and LAPC financial accounts are in order; responsible for bookkeeping and assisting the LAC in the preparation of financial reports for the ECACP and LWF Office of Finance
  • Support the Local Assembly Coordinator with internal and external communications
  • Taking of minutes at meetings as requested
  • Keeping the local assembly office in order and welcoming visitors
  • Maintaining equipment inventories
  • Managing correspondence and phone calls
  • Assisting with other administrative tasks as required
  • Filing and safe-keeping of documents and correspondences
  • Performing various tasks assigned by the Local Assembly Coordinator

Komentowanie niedozwolone.